contact@tenderbirds.nl
Aanbesteden is een competitieve zaak, en wanneer er wordt besloten om in te schrijven is er geen enkele garantie op winst. Een verloren inschrijving is een grote teleurstelling na alle energie die in de inschrijving gestoken is. Maar, zelfs een verloren inschrijving kan worden beschouwd als een mogelijkheid om een volgende inschrijving wel te winnen. Hieronder staat de top vijf van tips om dit te doen.
Bij elke aanbesteding is de aanbestedende partij verplicht aan iedere deelnemer feedback te geven als onderdeel van de evaluatie. Voor alle criteria zou je een score moeten krijgen, naast de score van de winnende partij. Met deze vergelijkingen kan je het beste analyseren waar je verbeterpunten liggen. Wanneer je bijvoorbeeld 30% scoort van de maximale 30% op kosten, maar slechts 40% van de overblijvende 70% scoort, toont dat aan dat je op het gebied van de prijs een goede partij bent, maar dat je technische antwoorden kwalitatief niet goed genoeg waren, en die kosten je dan dat lucratieve contract!
Houd een evaluatie met het team dat ingeschreven heeft op de aanbesteding. Dit is een prima gelegenheid voor het hele team voor een eerlijke discussie en om de eigen feedback te kunnen geven hoe ze denken dat jullie samen de windassen kunnen verbeteren. Was er een gebrek aan communicatie tussen de teamleden? Was er genoeg tijd om de inschrijving te doen, zonder al te veel druk?
Het is nuttig om dit te doen voordat de gunning is geweest, omdat na de gunning de discussie vertroebeld zal worden door de uitslag. Je kan dan de eigen feedback vergelijken met de objectieve feedback van de aanbestedende partij en onderzoeken waar de verschillen liggen.
Probeer een bijeenkomst te regelen met de aanbestedende partij. Dit kan resulteren in de mogelijkheid een relatie op te bouwen, en geeft de boodschap dat je graag wil verbeteren, wat kan helpen bij het winnen van toekomstige aanbestedingen.
Geloof het of niet, maar een aanbesteder is niet altijd 100% zeker over wat ze wil. Een relatie met een aanbestedende partij waarvan je weet dat ze op zoek zijn naar producten of diensten die je levert, geeft je de mogelijkheid je oplossing aan de aanbestedende partij te presenteren voordat ze zelfs maar weten dat ze een probleem hebben!
Daarbij komt nog dat een goede relatie met een aanbestedende partij ervoor kan zorgen dat je ‘dichter bij het vuur’ zit, met alle mogelijkheden en voordelen van dien!
Een 100% winsituatie (of je eerste inschrijvingen winnen) lijkt een droom voor tenderteams, maar dit kan uiteindelijk negatief uitpakken omdat het een vals gevoel van je eigen mogelijkheden geeft. Het enkele feit dat je wint betekent namelijk niet dat je op je top presteert, of dat je zelfs minder hard hoeft te gaan werken.
Zelfs wanneer je wint, kan het zijn dat je overall score naar beneden is gegaan vergeleken bij vorige inschrijvingen. Als je niet oplet, en de feedback niet heel goed beoordeelt, kan je zomaar, zonder dat je het zelf doorhebt, achter raken bij je concurrenten!
De gevaarlijkste uitdrukking in zaken doen is ‘we hebben het altijd op deze manier gedaan’. Winnen of verliezen: je moet feedback vragen van de aanbesteder. Wanneer je wint, kan dat maar met een teenlengte zijn, en dat betekent dat de competitie je op de hielen zit.
Je kan er zeker van zijn dat de competitie die net een aanbesteding verloren heeft vastbesloten is de volgende keer beter te scoren. Zelfs een heel kleine aanpassing in hun benadering kan genoeg zijn om jou in te halen, wanneer je zelf vasthoudt aan je eigen manier van werken.
Het is altijd het beste om vanuit je sterkte (een gewonnen inschrijving) te acteren dan vanuit je zwakte (een verloren inschrijving). Maar zelfs wanneer je hebt gewonnen, moet je niet vergeten even de tijd te nemen om je verbeterpunten te identificeren.
Wanneer je je tenderproces wil verbeteren, is het essentieel dat je op reguliere basis je inschrijvingen tegen het licht houdt om ervoor te zorgen dat de verbeteringen, die je identificeert, worden geïntegreerd in je tenderproces. Zo borg je dat het tenderproces continu verbetert.
Dus naast het gebruik van feedback van aanbestedende partijen, zullen regelmatige audits van je eigen tenderteam verbeterpunten kunnen opleveren voor je inschrijvingen.
Nog verder de winkans verhogen? Soms helpt een vreemd paar ogen om alles op een lijn te krijgen. Nodig iemand uit van een andere afdeling om de tekst door te lezen. Dit is ook direct een goede test om te zien of de tekst begrijpelijk is voor buitenstaanders.
Nieuwsgierig geworden naar onze manier van reviewen? Of gewoon een vraag? Neem dan contact met ons op.
"Deze blog is een vertaling van 'five top tips to use feedback to get better at tendering' van James Connor”
In een eerdere blog hebben we geschreven dat aanbesteden topsport is. Hieruit blijkt dat ook de beste topsporter niet alles wint. Oftewel, verliezen is onderdeel van het spelletje. Jammer maar waar, maar soms verlies je een aanbesteding.
Heb je nog nooit gewonnen of wil je vaker winnen? De manier waarop jij je opstelt bij verlies zegt iets over je succes een volgende keer. Bijna iedereen zal de neiging herkennen om het verlies van een aanbesteding bij een externe factor te leggen. Van ‘de concurrentie heeft een vuil spelletje gespeeld’ tot ‘Truusje heeft haar deel niet goed gedaan’. Deze redenen kunnen gegrond zijn, maar een rigide opstelling zal het leerproces in de weg staan. Er zijn namelijk altijd OOK factoren aan te wijzen waar het intern beter had gekund.
Met deze tips leggen we uit hoe je de houding tijdens je verlies in kan zetten om van winnen een gewoonte te maken.
Het inkoppertje bij uitstek, maar wel een inkoppertje dat vaak vergeten wordt. Plan voor een evaluatie ook echt tijd in, niet zomaar even bij het koffiezetapparaat. Willen jullie écht verbeteren dan moet de interne evaluatie serieus genomen worden.
In de tweede alinea staat: "Er zijn namelijk altijd OOK factoren aan te wijzen waar het intern beter had gekund" had ongetekende bijna opgeschreven "waar het intern mis is gegaan". Zie je het verschil? Natuurlijk gaat er wel eens wat mis, maar met een vingertje wijzen zal weinig helpen om de boel te verbeteren. Vraag je daarom af wat 'we anders of beter hadden kunnen doen'. Gewonnen? Ook dan, en misschien juist zelfs dan, kan deze vraag gewoon gesteld worden. Tenslotte geldt in het algemeen: er hoeven geen koppen te rollen bij een verloren aanbesteding, de koppen zijn nog hard genoeg nodig om de volgende aanbesteding te winnen!
Bij een aanbesteding bestaat altijd de mogelijkheid om te verzoeken om meer uitleg of om een persoonlijk gesprek aan te vragen. Ons advies: altijd doen! We merken dat inschrijvers deze stap soms weglaten omdat ze denken hiermee een opdrachtgever extra te belasten. Echter, een aanbestedende partij of inkoper stelt constructief gedrag vaak erg op prijs. Ook zij begrijpen dat er veel tijd besteed is aan het realiseren van een inschrijving en zijn meestal verrassend toegankelijk en behulpzaam.
Verbeteringen doorvoeren gebeurt veel efficiënter als mensen de verbeterpunten nog weten. Schrijf ze daarom op. Het liefst in positief en constructief taalgebruik waar de latere gebruiker (ook als je dat zelf bent) echt wat mee kan. Maar, vergeet ook niet de zaken die juist wél goed gingen te benoemen. Die lijken misschien vanzelfsprekend, maar door ze te benoemen word je je beter bewust van wat er goed ging, en waar als inschrijver je sterke punten liggen. Meteen ook nog eens goed voor het zelfvertrouwen.
Als laatste toch nog een stukje schaamteloze zelfpromotie. Het laten evalueren van een Plan van Aanpak of offerte door een derde, zoals Tenderbirds, kan zeer verhelderend werken. Een blik van buitenaf ziet vaak de dingen waar de mensen binnen een organisatie zelf blind voor zijn (zo werkt de menselijke geest nu eenmaal...). Wat wij vaak zien zijn plannen waarin veel onderdelen in een proces niet benoemd worden, want 'dat is zo logisch’. Misschien is dat voor jullie logisch, maar niet voor iemand die het proces niet van binnenuit kent. Hierdoor is een plan voor een buitenstaander en beoordelaar niet helemaal, en in het uiterste geval helemaal niet, duidelijk. Of, wat we veel zien: de echte onderscheidende waarde wordt door de inschrijver zelf helemaal niet herkend. Een blik en analyse van de buitenstaander kan veel inzicht geven in alles wat er beter kan, maar ook juist in alles wat er al wel heel goed gaat. En zoals al eerder vermeld: vaak gaat er veel meer goed dan je zelf denkt! En juist dáár kan je bij een volgende inschrijving mee scoren.
Aanbesteding verloren, vaker winnen of zit je midden in een traject? Wij staan klaar om de stukken positief kritisch te reviewen of om te begeleiden bij de inschrijving. Neem voor meer informatie contact met ons op!
Zoals gebruikelijk zat ik laatst bij een klant. Deze klant vertelde me over het bedrijf, over de mensen, over dat collega Jaap vandaag zijn zoon mee had naar het kantoor omdat zijn vrouw ziek was. Dat kon allemaal. Plotseling sloeg de klant om ‘moeten we het niet over de inhoud hebben!?’. Deze draai snap ik en is ook zeker gegrond. Alhoewel het opbouwen van een relatie bijzonder nuttig is, kost het natuurlijk ook tijd en geld.
Het is echter lastig in woorden uit te drukken waarom ook dit soort gesprekken iets zeggen over het bedrijf en zeker van belang kunnen (lees: niet noodzakelijk, maar het ‘kan’) zijn voor een plan. Schrijven is ook emotie. Processen kunnen op veel verschillende manieren op papier komen, maar toch is het plan van iemand, die vanuit een positieve emotie schrijft over het bedrijf, vaak beter dan van iemand die schrijft ‘omdat het moet’. Geïnspireerd en ongeïnspireerd.
Wat is een geïnspireerd plan?
Ik ben geen inkoper, alhoewel ik vaak de denkbeeldige pet opzet van een inkoper om een plan te beoordelen. Bij Tenderbirds schrijven en beoordelen (reviewen) we veel verschillende plannen, sommigen met gevoel en anderen met minder gevoel (maar let wel, nooit helemaal zonder gevoel!). Wat mij opvalt is dat de plannen met passie altijd beter in elkaar zitten en duidelijker zijn dan de ongeïnspireerde plannen.
Wat moet ik doen voor een geïnspireerd plan?
Dit heeft meestal te maken met het focussen van de inhoud. Wat ik bijvoorbeeld veel zie bij plannen is dat de vraag van de opdrachtgever vergeten wordt. De focus in de tekst ligt geheel op het proces: zo doen we het en zo hebben we het altijd al gedaan. Maar er staat toch echt iets anders in de beschrijvende documenten of, wat ik soms nog erger vind, er staat precies hetzelfde in de beschrijvende documenten. Leuk verhaal. Maar dat staat er al.
Als inschrijver moet je continu denken: waar liggen de wensen en pijnpunten voor een opdrachtgever. Een goed plan zet de vraag van de opdrachtgever om in de geboden oplossing. Lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het blijkbaar niet. Passie in een plan komt vaak naar voren in het enthousiasme over een bepaalde oplossing of over het vertrouwen in het bedrijf en de processen. De gedachte: ‘wij kunnen hier echt iets betekenen!’ voegt veel toe aan de inschrijving en daardoor komt er een oplossing die specifiek aansluit op de uitvraag.
Een zachte ondergrond voor de harde processen
Om het cirkeltje rond te maken: het is dus wel zeker van belang dat Jaap zijn kind mee naar het kantoor mag nemen. De medewerkers van een dergelijk bedrijf vertonen vaak meer betrokkenheid, en daarmee is er meer ruimte voor creativiteit en inzet om projecten tot een succes te maken. Deze betrokkenheid is voelbaar voor buitenstaanders, zoals ondergetekende (die uiteindelijk invloed uitoefent op uw plan) of de aanbestedende partij - en daarmee de beoordeling.
Of het nou gaat om een visum of een verzekering, alles regelen we tegenwoordig digitaal. Ambtenaren zien, net als wij de doorsnee burger, wat er tegenwoordig allemaal mogelijk is. Deze mogelijkheden helpen ons groot te denken, de wereld van enen en nullen lijkt zonder de limieten van onze fysieke wereld immers grenzeloos.
De overheid wil niet achterblijven en gebruikt daarom haar grote denken om met ambitieuze ICT-projecten op de proppen te komen. Zo werd bijvoorbeeld in 2004 bedacht dat er een landelijk persoonsregister moest komen voor iedere bewoner in Nederland. In onze veelal gedigitaliseerde wereld een makkelijk te klaren klus, toch? Niet volgens de ervaren ICT-er, wel in de ogen van de ambtenaren die de betrokken enen en nullen bij een dergelijk project nog nooit hebben gezien. Dit valt terug te zien aan de initiële begroting die is uitgestippeld om het project te realiseren. Een dikke 26 miljoen moest het hele project gaan kosten. Echter, gezien de overheid de codetaal van ICT-projecten zelf niet verstaat, moest de realisatie worden uitbesteed aan hen die deze taal wel vloeiend spraken.
We leven nu 14 jaar na het oorspronkelijke kabinetsvoorstel en de begroting is meer dan 4 keer over de kop gegaan. De optimist zal wellicht verwachten dat een uitgebreider systeem is gerealiseerd dan oorspronkelijk is uitgedacht. Zij die de ICT-branche beter kennen zullen het werkelijke resultaat echter beter weten in te schatten. 100 miljoen euro verder staat er namelijk een van ouderdom afbrokkelend persoonsregister dat lang niet zo goed werkt als ooit is bedoeld. Hoe heeft dit kunnen gebeuren in een stevig uitgedokterd en wettelijk vastgelegd systeem van vraag en aanbod, van aanbesteder en inschrijver?
Het antwoord valt wellicht in eerdere alinea’s al te doorzien. De overheid heeft veel wensen, maar niet de kennis in huis om de realisatie van die wensen eerlijk in te schatten. Dit is niet zo gek. Voordat de glanzende ramen van een wolkenkrabber het stadsbeeld vullen zien we de metalen constructie waaruit deze is opgebouwd. We zien een dergelijk gebouw vorm krijgen door gebruik van lucht trotserende hijskranen en doof makende fysieke arbeid. Dit geldt niet voor de digitale bouwwerken die de overheid wil verwezenlijken. De enen en nullen die het fundament vormen van een werkende IT-oplossing, zoals het cement bij een wolkenkrabber, zijn nooit voor de eindgebruiker te zien. Niet in de opbouwende fase, maar ook niet in het eindresultaat. De mate van complexiteit wordt door de overheid dus onderschat, met een te veeleisende uitvraag als gevolg.
Een te ambitieuze uitvraag leidt op haar beurt ook tot een te ambitieuze inschrijving. Immers, de inschrijvende ICT-er moet ook haar brood verdienen en dit doe je enkel door te winnen. So far, so good. Na het winnen is het echter wel tijd om de gedane beloftes waar te maken, wat met een dergelijke uitvraag praktisch onmogelijk bleek te zijn. Een constante verandering van wensen en projectvisie hielp ook niet mee, waarbij een nieuw ingehuurde partij telkens moest voortborduren op de neergezette fundamenten van een eerder betrokken partij. Hierdoor is het project herhaaldelijk gestrand, tot driemaal toe wel te verstaan, met een nagenoeg onbruikbaar persoonsregister als gevolg. Na 14 jaar hebben we helaas geen goed werkend landelijk persoonsregister, maar leren we wel een belangrijke les. Namelijk, wanneer zowel de wensen als de beloftes te groot zijn, dan eindigen we met een veel te duur en teleurstellend product als resultaat.