contact@tenderbirds.nl
The holiday is already a memory. We pick up things again and in what tempo! What could be more fun to organize everything extra disciplined, update all mail, confirm contacts and organize documents. You can read this with some sarcastic undertone, but a bit of a 'blue' structured posture after all the chaotic freedom of the cucumber time is not an unwise idea. Of course we actually want the documents to be in order immediately, after the holidays we have plenty of time to get started and catch up. Therefore, always start your tendering for a tender with the establishment of a form of document and version management. How do we do that at Sellian?
Het liefst een plek waar alle teamleden toegang tot hebben, zoals een Google Drive of Dropbox. Let er wel op dat de toegang goed beveiligd is; u wilt niet dat iedereen bij alles moet kunnen, ook niet binnen uw eigen organisatie.
Wij maken vaak gebruik van Google Drive, gekoppeld aan Teamwork.com; een projectmanagementomgeving waarin we een aanbesteding tracken en de planning bewaken. Deze data staat voor ons in een Europees datacenter, en zo kunnen we goed bijhouden wie welke taak heeft en hoe ver hij/zij gevorderd is. Zo’n omgeving maakt ook dat wij hierin samen met onze klanten kunnen werken; de “one team” gedachte is essentieel om een offerte te kunnen winnen!
Werk met duidelijke versies en geef ze netjes een nummer. U kunt bijvoorbeeld de documenten
nummeren als er een nieuwe versie beschikbaar is. Bij Sellian werken we altijd toe naar de definitieve versie, oftewel versie 1.0. De eerste versie bestaat uit de ruwe bij elkaar verzamelende informatie en noemen we versie 0.5. Maak zodra er aanzienlijke wijzigingen zijn een nieuwe versie aan, optellend tot definitieve versie 1. Zo voorkomt u dat oude, maar misschien nog bruikbare, informatie verloren gaat. Wij werken met de versies 0.5, 0.7, 0.9, 0.95 en 0.99.
Niets is funester dan vertraging en versies die op het laatste moment nog overhoop worden gehaald, omdat iemand die heel belangrijk is (of vindt dat hij/zij dat is) nog even een plasje over het verhaal wil doen. Zoiets is dodelijk voor de teamspirit en maakt dat je veel tijd verliest omdat zaken opnieuw gedaan moeten worden. In de praktijk levert zo’n interventie zelden een verbetering op.
Uitgaande van een deadline D hanteren we bij een reguliere aanbesteding (6 weken doorlooptijd) de volgende mijlpalen:
0.99 D – 1 dag
0.95 D – 3 dagen
0.9 D – 7 dagen
0.7 D – 2 weken
0.5 D – 4 weken
Iedere versie heeft een eigen submap. We beginnen met één map genaamd 0.5. Na verstrijken van een mijlpaal kopiëren we de map en noemen deze 0.7. Gelijktijdig wordt map 0.5 op niet meer te wijzigen gezet (freeze). En zo verder uiteraard. Vaak veranderen we ook de kleur van de map in Google Drive naar rood, om te benadrukken dat de meest recente versies in een nieuwe map te vinden zijn.
Iedere versie staat voor een bepaald voortgangsniveau:
Verder maken we een losse map voor de bewijsstukken en rekenbladen. Wanneer deze gereed zijn veranderen we de kleur van de map en bevriezen we die ook.
In de voetnoot van alle documenten verwerken we ook het versienummer. Dit omdat er nog weleens meerdere versies op laptops en dergelijke zwerven.
Door deze trucjes constant toe te passen bespaart u veel tijd en gedoe. Toch blijft een aanbesteding altijd flink doorwerken. Heeft u daarbij hulp nodig?
Vraag dan een gratis consult aan bij één van onze aanbestedingsadviseurs.