contact@tenderbirds.nl
Ook in aanbestedingsland is het belangrijk om helder, beknopt en vooral eenduidig te schrijven. Want stel je even voor dat je in een beoordelingscommissie zit, die al tien saaie, vervelende, maar natuurlijk oerdegelijke aanbiedingen heeft doorgenomen. En dan komt er ineens een aanbieding voorbij die, ik verzin maar wat (maar dat is schrijven vaak…) ‘sprankelt’. De commissie wordt wakker, er klinkt geroezemoes, de voorzitter staat op en met tranen in zijn ogen zegt hij: ‘Dit is waar ik voor naar kantoor gekomen ben!’. De andere leden kijken nog eens naar de briljante teksten, en de bijeenkomst eindigt in een polonaise, de commissieleden beginnen spontaan te zingen ‘zo’n goeie hebben we nog nooit gehad!’. Een slim commissielid kijkt nog eens goed en mompelt ‘natuurlijk, Tenderbirds…’.
De rest van deze blog leest u wat algemene zaken over taalgebruik. Het verder toespitsen op aanbestedingen zal in volgende blogs gebeuren. Er moet een soort basis gelegd worden. Dus hieronder wat observaties over taalgebruik, spelling, en communicatie in het algemeen. Dat laatste, communicatie, is de kern waar het om gaat, ook en vooral in aanbestedingsland. Voor de duidelijkheid: het gaat hier dan in eerste instantie om schriftelijke communicatie.
Hoe je het ook went of keerd, in deze zin staan spelvauten. En niet zo weinig ook. En als je denkt dat spelfouten niet belangrijk zijn heb je het mis. Vaak hoor je zeggen ‘als je maar begrijpt wat er bedoeld wordt’. Neem de volgende zin, lees deze goed en laat de betekenis tot je doordringen: ‘Vrouw mishandelt in Vondelpark’. Even wachten… tja, dat zal wel een heel vervelende vrouw zijn! Maar als er staat ‘Vrouw mishandeld in Vondelpark’ denk je wel twee keer na voordat je, als vrouw, in de late avonduurtjes in het Vondelpark een wandelingetje gaat maken. Twee letters, twee betekenissen, de beruchte dee en tee… Een van de meest gemaakte fouten. Maar verkijk je er niet op: heel veel lezers kunnen er echt niet tegen als er staat ‘We hebben bedoelt dat (…)’. De impact van een spelfout, dat noemen we het halo-effect, is groter dan menigeen denkt. Want als je niet eens kan spellen, wie vertelt mij dan dat je wel honderd werkplekken kan inrichten! Dat laatste is zoveel moeilijker…
Mijn moeder zaliger had een vriendinnetje dat nogal ‘plat’ praatte. Toen mijn moeder een keer ergens in een rij aan het wachten was, keerde het vriendinnetje zich om en zei tegen mijn moeder het volgende woord: ‘kmoddaas’. Ik zou bijna een prijsvraag instellen over de betekenis hiervan! Eigenlijk is het heel eenvoudig, want ze bedoelde ‘ik ben zometeen (aanstonds) aan de beurt’.
Zelf maakte ik mee dat ik, als klein jongetje, in een winkel een batterijtje wilde kopen. De vriendelijke verkoopster (ze was al oud, zeker 20, want ik was een jongetje van 8 schat ik) keek naar het door mij meegebrachte batterijtje en zei heel vriendelijk ‘waarstuit?’ Ik was verbijsterd. Waar ging het over? Wat bedoelde ze? Na enig nadenken was ik er achter: ‘Uit welk toestel is dat batterijtje afkomstig, jongeman?’
Duidelijk schrijven, duidelijk spreken, het zijn zo van die zaken waar je veel nut van kan hebben, zeker als je aanbestedingen wil winnen.
Veel mensen hebben moeite met schrijven. Dat is niet zo raar eigenlijk. Want schrijven is een van de meest complexe menselijke bezigheden die er zijn. Veel moeilijker dan lezen, veel moeilijker dan wandelen, ja, zelfs veel moeilijker dan inschrijven op een aanbesteding. Er zijn heel veel cursussen op de markt die over ‘snellezen’ gaan. Of dat werkt weet ik niet, maar het is soms wellicht het proberen waard. Ik ken echter geen cursussen die gaan over ‘snelschrijven’. Ik denk dat dat veel moeilijker te leren is dan snellezen. Verkijk je echter niet op snel schrijven: wanneer gerenommeerde schrijvers één bladzijde per dag op papier krijgen is dat al bijzonder snel! Ga maar na: dan heb je in één jaar een boek van 365 pagina’s af (voor de fijnslijpers de toevoeging: 366 in een schrikkeljaar). In volgende blogs zal ik het snelschrijven verder behandelen. Gratis en voor niets! Uiteindelijk is in-schrijven op een aanbesteding letterlijk ‘schrijven’. En dat moet dan snel en effectief gebeuren. Tenderbirds heeft die expertise.
Wilt u beginnen met het schrijven van echt goede offertes? Tenderbirds kan u hierbij helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie!
Offertes schrijven is een vak op zich. Het krachtig overbrengen van waarom uw diensten of producten met kop en schouder uitsteken boven de rest, is vaak niet zomaar gedaan. Toch is er een aantal zaken waar u zelf op kunt letten bij het uitbrengen van een winnende offerte. In deze blog geven wij u twaalf no-go’s bij het opstellen van een offerte.
Langer betekent niet altijd beter en zeker niet als het neerkomt op het schrijven van offertes. Een offerte dient to the point te zijn, de aandacht van een lezer te grijpen en hem of haar zonder meer te overtuigen. Als we heel eerlijk zijn, weten we ook dat de meeste offertes slechts worden gescand en dat er vrij snel naar het eindvoorstel wordt gebladerd.
U moet heel duidelijk antwoord kunnen geven op de vraag waarom de klant u heeft gevraagd een offerte te schrijven. Kunt u dit niet? Dan kunt u beter opnieuw beginnen met schrijven. De klant heeft niet voor niks hulp gevraagd en de probleemanalyse moet staan als een huis.
Komt het woord ‘jargon’ niet voor in uw woordenboek, dan voelt u gelijk het probleem dat de klant ervaart als hij of zij een offerte leest met teveel vaktermen. De klant weet dat u de expert bent, daarom heeft hij of zij immers hulp ingeschakeld. Zorg er dus voor dat de offerte goed te begrijpen is.
Laat de offerte niet om u, maar om de lezer draaien. Zijn of haar problemen en de oplossingen die u kunt bieden zijn belangrijk. Zorg er dus voor dat u helder op een rijtje hebt welke voordelen u de klant kunt bieden en laat dit naar voren komen in de offerte.
Een offerte schrijven is geen kwestie van opsommen van begin tot eind. Het heeft meer nodig dan dat. Zorg voor structuur, breng op zijn minst een begin, midden en einde aan en laat deze vloeiend in elkaar overgaan. Begin sterk en eindig duidelijk.
Het is pijnlijk wanneer een offerte vol staat met spelfouten of grammaticale fouten. Vermijd dit dan ook te allen tijde en laat de offerte controleren door anderen.
Een offerte is pas echt af als het er goed uitziet. Een blanco papiertje met tekst in het lettertype Times New Roman zorgt voor een aanzienlijk minder professionele uitstraling dan een zorgvuldig in huisstijl opgemaakte variant. Onderschat opmaak niet, het kan cruciaal zijn bij het succes van uw offerte.
Offertes schrijven zonder hierbij referenties te gebruiken is eigenlijk niks meer dan woorden op papier zetten. Zorg er dus voor dat u, als het enigszins kan, referenties van eerdere klanten in uw offerte zet in de vorm van bijvoorbeeld citaten of voorbeelden. Zo laat u zien dat u weet waar u mee bezig bent en dat u niet bang bent om de klant dit te laten checken.
Offertes zijn persoonlijk en het is dan ook ongebruikelijk om niet te eindigen met een bedankje. Er zijn immers handelingen aan vooraf gegaan en de klant moet het gevoel hebben dat hij of zij de enige is die voor u telt.
Offertes schrijven gebeurt regelmatig zonder dat er een Call To Action (CTA) gebruikt wordt. Zorg ervoor dat u altijd een CTA in uw offerte hebt, zoals het ondertekenen van een contract, een vervolgafspraak of iets anders. Een vervolgstap is nodig wanneer u een offerte stuurt.
Offertes kosten veel tijd en vragen aandacht. Wanneer u een offerte tussen de bedrijven door moet doen betekent dit vaak een minder goed resultaat. Maar vaak heeft u niet genoeg tijd en wilt u het ijzer smeden zolang het heet is en dus liever vandaag dan morgen uw offerte versturen. Door te werken met templates die mooi zijn opgemaakt en gemakkelijk aan te passen basisteksten bevatten bespaart u veel tijd, maakt u minder fouten en een zeer verzorgde indruk.
Zou het niet mooi zijn wanneer u de klant belt over uw offerte op het moment dat hij of zij deze aan het lezen is? Dat kan wanneer u het juiste platform gebruikt. De huidige stand van de technologie maakt het mogelijk om een mailtje te ontvangen wanneer de klant de offerte is gaan lezen, zodat u op het juiste moment in de telefoon kunt klimmen en zaken kunt toelichten. Een online dashboard geeft zelfs inzicht in welke onderdelen de meeste aandacht hebben gehad.
Wilt u beginnen met het schrijven van echt goede offertes? Wilt u een gestroomlijnd en geautomatiseerd offerteproces dat zorgt voor een hogere succesratio en dus voor meer omzet?
Tenderbirds kan u hierbij helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie!
“Deze gaan we zó ontzettend vet winnen” appte collega Ingrid me nog toen we de laatste hand legden aan de inschrijving. Onze klant behoort tot de nationale top in zijn vak en de samenwerking was navenant. De kwaliteit van inhoud en proces lag op een zeer hoog niveau, en dat was aan de stukken af te zien.
Toen de opdrachtgever uitgenodigd werd als een van de gegadigden om voor de klant te mogen presenteren was dat ook precies wat we verwacht hadden. En die presentatie ging goed, non verbaal was te zien dat de beoordelaars aangenaam verrast waren. Het ging zo goed zelfs dat een lid van de beoordelingscommissie zich liet ontvallen dat het “een verademing is om eindelijk eens van vakmensen te horen hoe het moest”. Kat in het bakkie denk je dan.
Tot afgelopen vrijdag het bericht kwam dat we ‘m niet hadden gewonnen.
De winnaar was een outsider, eigenlijk vrij onbekend in de markt. Vet balen natuurlijk, maar je kunt niet alles winnen tenslotte. Je bent benieuwd naar de onderbouwing die de opdrachtgever had verstuurd en wat de onderlinge scores doen, en wat blijkt: de winnaar scoort een 7, een 8 en drie keer een 9 en wij kregen gewoon een 5, drie 6-en en één 8. Die 5 op het zwaarst wegende onderdeel nota bene. Heel bijzonder; zo’n laag cijfer zijn we niet gewend en zeker op deze opdracht waar alles gewoon leek te kloppen. We werkten met een van de allerbeste – zo niet de allerbeste- in de sector, waren op tijd begonnen, hadden ons goed verdiept in de vraagstelling en kennen de materie van de klant als geen ander. We rekenden op minimaal een 8 op ieder onderdeel en werden hier letterlijk afgeserveerd met een gemiddelde van 5,9 tegen een 8,3 van de winnaar. En we waren ook nog eens beduidend goedkoper. Dit voelt als onterecht verliezen. Maar is dat ook zo?
De schriftelijke motivatie was bij het lullige af, er werden spijkers op heel laag water gezocht om het afserveren te onderbouwen. Toch maar eens kijken van wie we nu eigenlijk verloren hadden, wellicht zou hun website wat inzicht geven waar we voor de toekomst van konden leren…
De winnaar blijkt een bedrijf te zijn dat in het domein van de aanbesteding niet heel erg goed thuis is; althans de website toont dit niet. Onze opdrachtgever kende ze niet eens, ook een veeg teken. En ook LinkedIn vertelt weinig; het bedrijf heeft geen bedrijfspagina, maar wel een gesloten groep met 275 leden. LinkedIn Sales Navigator laat een handjevol medewerkers zien, waarvan de ogenschijnlijk hoogste in rang ook bij nog twee andere micro organisaties werkt. Bijzonder is dan wel dat in de motivatiebrief waarin we in keurige bewoordingen worden afgeserveerd letterlijk wordt gesteld dat het beleggen van een onderdeel van de aanbesteding bij één persoon door de beoordelingscommissie als “te kwetsbaar” wordt geacht. Onze opdrachtgever is vier keer zo groot als de winnaar en doet dit al 35 jaar uiterst succesvol; hoe kan de concurrent met de veel kleinere staf dan wel goed hierop scoren?
Maar goed, je wilt nog steeds geen slechte verliezer zijn, zolang we maar niet onterecht verliezen. En uitbreiding van territorium is een gezonde ambitie, en concurrentie is hartstikke gezond. En het is een aanbesteding, en je mag aannemen dat de inkoper (ingehuurd via een gerenommeerd bureau) gezorgd heeft voor een equal level playing field? Toch? Nou dan, niet zeuren. Even met de kop schudden en weer opstaan, door naar de volgende!
….. tot we ergens op de website van de winnaar ineens een pagina vinden waarop iets lezen valt over een raad van advies, met meer leden dan er medewerkers bij het bedrijf lijken te werken. Daarin worden namen genoemd van verschillende topambtenaren, waaronder …. de directeur van de aanbestedende dienst. Niet handig. Duidelijk wordt dat onze concurrent een veel betere kennispositie en daarmee uitgangspositie heeft om de ze aanbesteding te winnen.
Tegen zoveel gebundelde invloed kunnen we niet op, hier wil je geen ruzie mee. Onze opdrachtgever realiseert zich dit ook en besluit tandenknarsend om niet in beroep te gaan. Heel verstandig. En heel jammer. De komende jaren bouwen aan de relatie met deze opdrachtgever is het devies.
Ik was boos toen we hoorden van de uitkomst, en word weer boos nu ik dit schrijf. Deze móchten we dus niet winnen; de concurrent had zo veel meer relevante kennis over de klant dan wij. Hadden we geweten hoe de hazen hier liepen dan hadden we er echt niet op ingeschreven. En onze positie in de pre-tender fase versterkt. Onterecht verliezen is zó ontzettend frustrerend. En nee, het is zeker niet de eerste keer dat we dit in onze praktijk meemaken. Gelukkig is het een uitzondering.
Maar wennen doet het nooit. Zit in de aard van het beestje. Gelukkig maar…
Alle partijen die zich inschrijven op een aanbesteding gaan voor de winst en hier ligt direct de problematiek: iedereen wil winnen! Het zal dus vaker voorkomen dat u verliest dan dat u wint, zelfs met een goed passend aanbod. (more…)
Successful registration for tenders remains difficult. It is a complex and often diffuse game. Take, for example, the fraud case of the NS, which recently received substantial fines for abuse of power during a tender for transport services in Limburg. The subsidiary of the NS, Abellio, registered with a manipulative low price and illegally obtained information about the tender and about the competition.
De belangen voor partijen zijn enorm. Zeker voor de NS die, als vervoerders-mastodont, graag de (semi-)monopoliepositie behoudt. De aanbesteding betrof een pilot, waarbij meerdere vervoerders over één spoor zouden rijden. Bij gunning aan een concurrent en een succesvolle pilot, worden meer trajecten aanbesteed.
Extra informatie maakt bij de inschrijving het verschil tussen winnen en verliezen. Een succesvolle offerte schrijf je alleen als je weet wat de vraag van de opdrachtgever is. En die vraag is niet altijd even duidelijk. Sterker nog, vaak roept een uitvraag alleen maar meer vragen op. Het winnen of verliezen van een opdracht hangt dan aan het zijden draadje van, de eigen maar wel de juiste, interpretatie van de tekst. Dat is niet eenvoudig: vraag tien mensen en u krijgt tien interpretaties.
Dus extra informatie is meer dan welkom, zelfs als het misschien niet helemaal legaal is. Hiermee niet gezegd hebbende dat alle bedrijven in achterkamertjes informatie met elkaar lopen uit te wisselen. Maar zeker als de kans om gepakt te worden nihil is, willen bedrijven weleens hun oren goed open zetten. Voor grote bedrijven is dat makkelijker dan voor kleine bedrijven. Ze hebben toegang tot een groter netwerk en kunnen gemakkelijk maskeren als ze op oneigenlijke manier in hun informatie voorzien. Misschien kunnen we zelfs beweren dat het vrij uitzonderlijk is dat de NS berecht is voor hun wijze van informatievergaring. Veel zaken zullen niet uitkomen en wellicht is deze zaak alleen aan het licht gekomen omdat de staat de enige aandeelhouder is van de NS en de vervoerder daarom een voorbeeldfunctie heeft. Oftewel, de NS is extra streng aangepakt, juist omdat zij zich netjes aan de regels hadden moeten houden.
Maar ook als er geen machtsmisbruik plaatsvindt bij het inschrijven op aanbestedingen, is er nog steeds sprake van een machtspositie van grotere bedrijven. Ze hebben vaker toegang tot informatie waar kleine bedrijven geen of nauwelijks toegang tot hebben. In de NS-casus gaat het niet om hele kleine bedrijven, maar wel om bedrijven met een underdog-positie. Concurrenten Arriva en Veolia hadden bijvoorbeeld beperkt toegang tot informatie over de voorzieningen die relevant waren voor de aanbesteding, zoals servicebalies.
Hebben grote bedrijven een machtspositie ten opzichte van kleine bedrijven? Zo ja, dan is er geen sprake van een level playing field bij aanbestedingen, in zoverre daar überhaupt ooit sprake van zou kunnen zijn. De eerste stap in de goede richting ligt ons inziens bij de kant van de inkoper. De inkopers zouden de aanbestedingen transparanter in de markt kunnen zetten en meer welwillendheid tegenover de inschrijvers kunnen tonen.
Verder lezen over fraude bij de NS en de verantwoordelijkheid van de inkoper? Lees dan het opinieartikel opgetekend door onze tendermanager Ingrid de Boer.
The holiday is already a memory. We pick up things again and in what tempo! What could be more fun to organize everything extra disciplined, update all mail, confirm contacts and organize documents. You can read this with some sarcastic undertone, but a bit of a 'blue' structured posture after all the chaotic freedom of the cucumber time is not an unwise idea. Of course we actually want the documents to be in order immediately, after the holidays we have plenty of time to get started and catch up. Therefore, always start your tendering for a tender with the establishment of a form of document and version management. How do we do that at Sellian?
Het liefst een plek waar alle teamleden toegang tot hebben, zoals een Google Drive of Dropbox. Let er wel op dat de toegang goed beveiligd is; u wilt niet dat iedereen bij alles moet kunnen, ook niet binnen uw eigen organisatie.
Wij maken vaak gebruik van Google Drive, gekoppeld aan Teamwork.com; een projectmanagementomgeving waarin we een aanbesteding tracken en de planning bewaken. Deze data staat voor ons in een Europees datacenter, en zo kunnen we goed bijhouden wie welke taak heeft en hoe ver hij/zij gevorderd is. Zo’n omgeving maakt ook dat wij hierin samen met onze klanten kunnen werken; de “one team” gedachte is essentieel om een offerte te kunnen winnen!
Werk met duidelijke versies en geef ze netjes een nummer. U kunt bijvoorbeeld de documenten
nummeren als er een nieuwe versie beschikbaar is. Bij Sellian werken we altijd toe naar de definitieve versie, oftewel versie 1.0. De eerste versie bestaat uit de ruwe bij elkaar verzamelende informatie en noemen we versie 0.5. Maak zodra er aanzienlijke wijzigingen zijn een nieuwe versie aan, optellend tot definitieve versie 1. Zo voorkomt u dat oude, maar misschien nog bruikbare, informatie verloren gaat. Wij werken met de versies 0.5, 0.7, 0.9, 0.95 en 0.99.
Niets is funester dan vertraging en versies die op het laatste moment nog overhoop worden gehaald, omdat iemand die heel belangrijk is (of vindt dat hij/zij dat is) nog even een plasje over het verhaal wil doen. Zoiets is dodelijk voor de teamspirit en maakt dat je veel tijd verliest omdat zaken opnieuw gedaan moeten worden. In de praktijk levert zo’n interventie zelden een verbetering op.
Uitgaande van een deadline D hanteren we bij een reguliere aanbesteding (6 weken doorlooptijd) de volgende mijlpalen:
0.99 D – 1 dag
0.95 D – 3 dagen
0.9 D – 7 dagen
0.7 D – 2 weken
0.5 D – 4 weken
Iedere versie heeft een eigen submap. We beginnen met één map genaamd 0.5. Na verstrijken van een mijlpaal kopiëren we de map en noemen deze 0.7. Gelijktijdig wordt map 0.5 op niet meer te wijzigen gezet (freeze). En zo verder uiteraard. Vaak veranderen we ook de kleur van de map in Google Drive naar rood, om te benadrukken dat de meest recente versies in een nieuwe map te vinden zijn.
Iedere versie staat voor een bepaald voortgangsniveau:
Verder maken we een losse map voor de bewijsstukken en rekenbladen. Wanneer deze gereed zijn veranderen we de kleur van de map en bevriezen we die ook.
In de voetnoot van alle documenten verwerken we ook het versienummer. Dit omdat er nog weleens meerdere versies op laptops en dergelijke zwerven.
Door deze trucjes constant toe te passen bespaart u veel tijd en gedoe. Toch blijft een aanbesteding altijd flink doorwerken. Heeft u daarbij hulp nodig?
Vraag dan een gratis consult aan bij één van onze aanbestedingsadviseurs.