contact@tenderbirds.nl
De tijd dat het schrijven van een offerte puur gebaseerd was op een verkoopraatje ligt (deels) in het verleden. Heel hard schreeuwen heeft geen zin meer. De beoordeling van een offerte wordt steeds meer gebaseerd op de mate waarin de aanbieding aansluit op de opdracht. Een beoordeling op realiteitszin dus.
Daarnaast let een inkoper sterk op de onderscheidende waarde; wat jou beter maakt dan de concurrent. Dit vergt wel een ander perspectief op je aanbieding en hiervoor is het goed om buitenstaanders bij het offerteproces te betrekken.
Om het verkooppraatje ter vermijden: met buitenstaanders bedoelen we niet direct de inhuur van een extern kantoor voor begeleiding (zoals wij), maar een extern persoon die aanvullende of specifieke informatie heeft op het vakgebied waar je op wilt gaan inschrijven. Alhoewel sommige bedrijven zich altijd op hetzelfde speelveld begeven, is het inschrijven op een aanbesteding vaak een stap zetten in onbekend gebied. Voor beide echter kan het verhelderend werken om nieuwe inzichten te krijgen in de tot zover bekende markt.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitnodigen van een externe expert op het werkgebied van de opdrachtgever, een andere leverancier die op een ander gebied ook aan diezelfde opdrachtgever levert, enzovoort. Hierdoor krijg je een nieuw perspectief op dezelfde opdrachtgever en dat kan die expertise net het verschil maken tussen een winnende en verliezende offerte. Externe expertise is vaak verfrissend en soms ook heel confronterend.
Onze inschrijver wilde graag inschrijven op een aanbesteding van de Politie, maar had nog geen ervaring met deze organisatie. Naar aanleiding daarvan heeft de inschrijver een net uit dienst getreden diender uitgenodigd. Door zijn externe expertise kwamen de belangrijkste aandachtspunten voor deze opdrachtgever naar boven. Waar zaten ze mee? En welke onderdelen waren ook daadwerkelijk terug te lezen in de uitvraag.
Hierna is het uitwerken van de stukken een stuk eenvoudiger, omdat bekend is waar knelpunten, bijzonderheden of wensen liggen. Zonder de informatie van de expert van buitenaf moet een inschrijver 'tussen de regels doorlezen' waar het echt over gaat. En dat blijft een gokje gebaseerd op een juiste of wellicht onjuiste interpretatie.
Aanbesteden is een competitieve zaak, en wanneer er wordt besloten om in te schrijven is er geen enkele garantie op winst. Een verloren inschrijving is een grote teleurstelling na alle energie die in de inschrijving gestoken is. Maar, zelfs een verloren inschrijving kan worden beschouwd als een mogelijkheid om een volgende inschrijving wel te winnen. Hieronder staat de top vijf van tips om dit te doen.
Bij elke aanbesteding is de aanbestedende partij verplicht aan iedere deelnemer feedback te geven als onderdeel van de evaluatie. Voor alle criteria zou je een score moeten krijgen, naast de score van de winnende partij. Met deze vergelijkingen kan je het beste analyseren waar je verbeterpunten liggen. Wanneer je bijvoorbeeld 30% scoort van de maximale 30% op kosten, maar slechts 40% van de overblijvende 70% scoort, toont dat aan dat je op het gebied van de prijs een goede partij bent, maar dat je technische antwoorden kwalitatief niet goed genoeg waren, en die kosten je dan dat lucratieve contract!
Houd een evaluatie met het team dat ingeschreven heeft op de aanbesteding. Dit is een prima gelegenheid voor het hele team voor een eerlijke discussie en om de eigen feedback te kunnen geven hoe ze denken dat jullie samen de windassen kunnen verbeteren. Was er een gebrek aan communicatie tussen de teamleden? Was er genoeg tijd om de inschrijving te doen, zonder al te veel druk?
Het is nuttig om dit te doen voordat de gunning is geweest, omdat na de gunning de discussie vertroebeld zal worden door de uitslag. Je kan dan de eigen feedback vergelijken met de objectieve feedback van de aanbestedende partij en onderzoeken waar de verschillen liggen.
Probeer een bijeenkomst te regelen met de aanbestedende partij. Dit kan resulteren in de mogelijkheid een relatie op te bouwen, en geeft de boodschap dat je graag wil verbeteren, wat kan helpen bij het winnen van toekomstige aanbestedingen.
Geloof het of niet, maar een aanbesteder is niet altijd 100% zeker over wat ze wil. Een relatie met een aanbestedende partij waarvan je weet dat ze op zoek zijn naar producten of diensten die je levert, geeft je de mogelijkheid je oplossing aan de aanbestedende partij te presenteren voordat ze zelfs maar weten dat ze een probleem hebben!
Daarbij komt nog dat een goede relatie met een aanbestedende partij ervoor kan zorgen dat je ‘dichter bij het vuur’ zit, met alle mogelijkheden en voordelen van dien!
Een 100% winsituatie (of je eerste inschrijvingen winnen) lijkt een droom voor tenderteams, maar dit kan uiteindelijk negatief uitpakken omdat het een vals gevoel van je eigen mogelijkheden geeft. Het enkele feit dat je wint betekent namelijk niet dat je op je top presteert, of dat je zelfs minder hard hoeft te gaan werken.
Zelfs wanneer je wint, kan het zijn dat je overall score naar beneden is gegaan vergeleken bij vorige inschrijvingen. Als je niet oplet, en de feedback niet heel goed beoordeelt, kan je zomaar, zonder dat je het zelf doorhebt, achter raken bij je concurrenten!
De gevaarlijkste uitdrukking in zaken doen is ‘we hebben het altijd op deze manier gedaan’. Winnen of verliezen: je moet feedback vragen van de aanbesteder. Wanneer je wint, kan dat maar met een teenlengte zijn, en dat betekent dat de competitie je op de hielen zit.
Je kan er zeker van zijn dat de competitie die net een aanbesteding verloren heeft vastbesloten is de volgende keer beter te scoren. Zelfs een heel kleine aanpassing in hun benadering kan genoeg zijn om jou in te halen, wanneer je zelf vasthoudt aan je eigen manier van werken.
Het is altijd het beste om vanuit je sterkte (een gewonnen inschrijving) te acteren dan vanuit je zwakte (een verloren inschrijving). Maar zelfs wanneer je hebt gewonnen, moet je niet vergeten even de tijd te nemen om je verbeterpunten te identificeren.
Wanneer je je tenderproces wil verbeteren, is het essentieel dat je op reguliere basis je inschrijvingen tegen het licht houdt om ervoor te zorgen dat de verbeteringen, die je identificeert, worden geïntegreerd in je tenderproces. Zo borg je dat het tenderproces continu verbetert.
Dus naast het gebruik van feedback van aanbestedende partijen, zullen regelmatige audits van je eigen tenderteam verbeterpunten kunnen opleveren voor je inschrijvingen.
Nog verder de winkans verhogen? Soms helpt een vreemd paar ogen om alles op een lijn te krijgen. Nodig iemand uit van een andere afdeling om de tekst door te lezen. Dit is ook direct een goede test om te zien of de tekst begrijpelijk is voor buitenstaanders.
Nieuwsgierig geworden naar onze manier van reviewen? Of gewoon een vraag? Neem dan contact met ons op.
"Deze blog is een vertaling van 'five top tips to use feedback to get better at tendering' van James Connor”