contact@tenderbirds.nl
De tijd dat het schrijven van een offerte puur gebaseerd was op een verkoopraatje ligt (deels) in het verleden. Heel hard schreeuwen heeft geen zin meer. De beoordeling van een offerte wordt steeds meer gebaseerd op de mate waarin de aanbieding aansluit op de opdracht. Een beoordeling op realiteitszin dus.
Daarnaast let een inkoper sterk op de onderscheidende waarde; wat jou beter maakt dan de concurrent. Dit vergt wel een ander perspectief op je aanbieding en hiervoor is het goed om buitenstaanders bij het offerteproces te betrekken.
Om het verkooppraatje ter vermijden: met buitenstaanders bedoelen we niet direct de inhuur van een extern kantoor voor begeleiding (zoals wij), maar een extern persoon die aanvullende of specifieke informatie heeft op het vakgebied waar je op wilt gaan inschrijven. Alhoewel sommige bedrijven zich altijd op hetzelfde speelveld begeven, is het inschrijven op een aanbesteding vaak een stap zetten in onbekend gebied. Voor beide echter kan het verhelderend werken om nieuwe inzichten te krijgen in de tot zover bekende markt.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitnodigen van een externe expert op het werkgebied van de opdrachtgever, een andere leverancier die op een ander gebied ook aan diezelfde opdrachtgever levert, enzovoort. Hierdoor krijg je een nieuw perspectief op dezelfde opdrachtgever en dat kan die expertise net het verschil maken tussen een winnende en verliezende offerte. Externe expertise is vaak verfrissend en soms ook heel confronterend.
Onze inschrijver wilde graag inschrijven op een aanbesteding van de Politie, maar had nog geen ervaring met deze organisatie. Naar aanleiding daarvan heeft de inschrijver een net uit dienst getreden diender uitgenodigd. Door zijn externe expertise kwamen de belangrijkste aandachtspunten voor deze opdrachtgever naar boven. Waar zaten ze mee? En welke onderdelen waren ook daadwerkelijk terug te lezen in de uitvraag.
Hierna is het uitwerken van de stukken een stuk eenvoudiger, omdat bekend is waar knelpunten, bijzonderheden of wensen liggen. Zonder de informatie van de expert van buitenaf moet een inschrijver 'tussen de regels doorlezen' waar het echt over gaat. En dat blijft een gokje gebaseerd op een juiste of wellicht onjuiste interpretatie.
Een aanbestedende dienst heeft een vraag die wordt geformuleerd in de gepubliceerde stukken van de tender. En met een rechttoe rechtaan antwoord win je niet. Het onderscheidende vermogen dat uit jullie inschrijving moet komen zal duidelijk naar voren moeten komen. Maar wanneer iedereen knetter druk is het het maken van stukken en het op tijd gereed hebben daarvan, is er vaak alleen ruimte voor het bedenken van slimmigheden op jouw reguliere aanbod. Je gaat dan uitleggen waarom jouw propositie zo goed aansluit op dat wat de klant vraagt, en met een beetje creativiteit verzin je nog wat extra's om het verschil te kunnen maken. Soms kom je ermee weg, maar vaak moet je meer verschil maken om echt te kunnen winnen.
Zorg ervoor dat er iemand in het tender team zit is die niet bezig is met het produceren van teksten. Speel diegene vrij om vanaf een afstand te kijken naar wat jullie denken aan te moeten bieden. Iemand die in de huid van de klant kruipt, zich dan afvraagt of het voorstel gaat bijdragen aan de vreugde. Of dat het zo moeilijk kiezen is omdat alles zo op elkaar lijkt. Die rol, dat is die van de solution architect.
Een solution architect is een term die ook voorkomt in de ICT. In deze wereld zal de solution architect ervoor zorgen dat de aangedragen oplossing gaat werken. Ga een inschrijving als Solutions beschouwen. Dan houdt een solution architect in de gaten of de inschrijving aan alle eisen voldoet, een persoon die genoeg afstand tot de teksten heeft om alles te kunnen overzien, die de inschrijving afstemt op de eisen en karakteristieken van het bedrijf.
De term architect wordt natuurlijk niet zomaar gebruikt. Was een architect in eerste instantie een ontwerper van gebouwen (die dingen waar je in kan werken of wonen), de term heeft de laatste decennia wat verbreding ondergaan. Want een ICT-oplossing wordt ook heel vaak vergeleken met een gebouw (waarbij soms loze deuren in zijn verwerkt: 'dode' code die nooit wordt geraakt bijvoorbeeld, zonde van het schrijven daarvan toch?). Vergeten wordt vaak dat de kennis van een architect berust op een ervaring van duizenden jaren bouwen en ontwerpen, en dat dat in de ICT heel wat minder is. Iemand die de totale oplossing 'voor ogen heeft', die vooral overzicht heeft maakt dat het klopt. Ook en vooral bij het aanbieden van een oplossing aan een aanbestedende dienst.
Door de bomen het bos niet meer zien. Neem afstand. Laat de solution architect afstand nemen. Die ziet het bos, terwijl jij de bomen bestudeert. Samen zorgt dat voor een onovertroffen inschrijving.
Aanbesteden is een competitieve zaak, en wanneer er wordt besloten om in te schrijven is er geen enkele garantie op winst. Een verloren inschrijving is een grote teleurstelling na alle energie die in de inschrijving gestoken is. Maar, zelfs een verloren inschrijving kan worden beschouwd als een mogelijkheid om een volgende inschrijving wel te winnen. Hieronder staat de top vijf van tips om dit te doen.
Bij elke aanbesteding is de aanbestedende partij verplicht aan iedere deelnemer feedback te geven als onderdeel van de evaluatie. Voor alle criteria zou je een score moeten krijgen, naast de score van de winnende partij. Met deze vergelijkingen kan je het beste analyseren waar je verbeterpunten liggen. Wanneer je bijvoorbeeld 30% scoort van de maximale 30% op kosten, maar slechts 40% van de overblijvende 70% scoort, toont dat aan dat je op het gebied van de prijs een goede partij bent, maar dat je technische antwoorden kwalitatief niet goed genoeg waren, en die kosten je dan dat lucratieve contract!
Houd een evaluatie met het team dat ingeschreven heeft op de aanbesteding. Dit is een prima gelegenheid voor het hele team voor een eerlijke discussie en om de eigen feedback te kunnen geven hoe ze denken dat jullie samen de windassen kunnen verbeteren. Was er een gebrek aan communicatie tussen de teamleden? Was er genoeg tijd om de inschrijving te doen, zonder al te veel druk?
Het is nuttig om dit te doen voordat de gunning is geweest, omdat na de gunning de discussie vertroebeld zal worden door de uitslag. Je kan dan de eigen feedback vergelijken met de objectieve feedback van de aanbestedende partij en onderzoeken waar de verschillen liggen.
Probeer een bijeenkomst te regelen met de aanbestedende partij. Dit kan resulteren in de mogelijkheid een relatie op te bouwen, en geeft de boodschap dat je graag wil verbeteren, wat kan helpen bij het winnen van toekomstige aanbestedingen.
Geloof het of niet, maar een aanbesteder is niet altijd 100% zeker over wat ze wil. Een relatie met een aanbestedende partij waarvan je weet dat ze op zoek zijn naar producten of diensten die je levert, geeft je de mogelijkheid je oplossing aan de aanbestedende partij te presenteren voordat ze zelfs maar weten dat ze een probleem hebben!
Daarbij komt nog dat een goede relatie met een aanbestedende partij ervoor kan zorgen dat je ‘dichter bij het vuur’ zit, met alle mogelijkheden en voordelen van dien!
Een 100% winsituatie (of je eerste inschrijvingen winnen) lijkt een droom voor tenderteams, maar dit kan uiteindelijk negatief uitpakken omdat het een vals gevoel van je eigen mogelijkheden geeft. Het enkele feit dat je wint betekent namelijk niet dat je op je top presteert, of dat je zelfs minder hard hoeft te gaan werken.
Zelfs wanneer je wint, kan het zijn dat je overall score naar beneden is gegaan vergeleken bij vorige inschrijvingen. Als je niet oplet, en de feedback niet heel goed beoordeelt, kan je zomaar, zonder dat je het zelf doorhebt, achter raken bij je concurrenten!
De gevaarlijkste uitdrukking in zaken doen is ‘we hebben het altijd op deze manier gedaan’. Winnen of verliezen: je moet feedback vragen van de aanbesteder. Wanneer je wint, kan dat maar met een teenlengte zijn, en dat betekent dat de competitie je op de hielen zit.
Je kan er zeker van zijn dat de competitie die net een aanbesteding verloren heeft vastbesloten is de volgende keer beter te scoren. Zelfs een heel kleine aanpassing in hun benadering kan genoeg zijn om jou in te halen, wanneer je zelf vasthoudt aan je eigen manier van werken.
Het is altijd het beste om vanuit je sterkte (een gewonnen inschrijving) te acteren dan vanuit je zwakte (een verloren inschrijving). Maar zelfs wanneer je hebt gewonnen, moet je niet vergeten even de tijd te nemen om je verbeterpunten te identificeren.
Wanneer je je tenderproces wil verbeteren, is het essentieel dat je op reguliere basis je inschrijvingen tegen het licht houdt om ervoor te zorgen dat de verbeteringen, die je identificeert, worden geïntegreerd in je tenderproces. Zo borg je dat het tenderproces continu verbetert.
Dus naast het gebruik van feedback van aanbestedende partijen, zullen regelmatige audits van je eigen tenderteam verbeterpunten kunnen opleveren voor je inschrijvingen.
Nog verder de winkans verhogen? Soms helpt een vreemd paar ogen om alles op een lijn te krijgen. Nodig iemand uit van een andere afdeling om de tekst door te lezen. Dit is ook direct een goede test om te zien of de tekst begrijpelijk is voor buitenstaanders.
Nieuwsgierig geworden naar onze manier van reviewen? Of gewoon een vraag? Neem dan contact met ons op.
"Deze blog is een vertaling van 'five top tips to use feedback to get better at tendering' van James Connor”
Wat krijg je als je elkaar nodig hebt maar niet vertrouwt? Het antwoord kun je zo complex maken als je wil, maar het mag duidelijk zijn dat het geen ideale situatie betreft. Bij Tenderbirds begeleiden we meestal de inschrijvers op een aanbesteding. Daar hoort af en toe ook de nodige frustratie over een uitvraag bij, en in veel gevallen spreekt hier een schijnbaar wantrouwen uit van de aanbestedende partij richting de inschrijvers. Om de boel wat te kunnen nuanceren doen we daarom ook wel eens een inkooptraject. Wat blijft opvallen: de inschrijvers voelen zich in het nauw gedreven en de inkoper wil het liefst alles dichttimmeren.
Deze twee attitudes versterken elkaar. In het nauw gedreven probeert men zich eruit te woelen, bijvoorbeeld door de regels enigszins te verbuigen. Want zeg nou zelf: als iemand je onrealistische regels oplegt dan schud je met je hoofd, zeg je tegen je partner of collega ‘hoe bedenken ze het ook’, om vervolgens met de praktische benadering verder te gaan. Als we deze opdracht willen hebben moeten we voldoen aan de eisen, maar vaak kan dat helemaal niet, en dan lijkt de stap naar de boel wat verbuigen op een fatsoenlijke manier niet ver. Zeker als niemand het merkt en al helemaal niet als je zeker weet dat de concurrent het ook doet, of sterker zelfs: moet doen!
Waar ligt de echte verantwoordelijkheid? Bij de verbuigers of degene die het verbuigen nodig maakt? Hier valt heel veel over te zeggen, maar volgens mij is de meest pragmatische oplossing op dit moment om de verantwoordelijkheid bij de inkoper te leggen. Ten eerste omdat het hier ‘begint’ en het probleem dan ook bij de bron aangepakt wordt. Ten tweede een argument in de vorm van een tip: wil je een goede contractpartij? Dan zal je ook met een goede uitvraag moeten komen.
Zet je een over-verjuridiseerde aanbesteding vol met regels en eisen in de markt, dan krijg je ook een partij die zich hier prettig bij voelt, of een partij die de opdracht zo verschrikkelijk hard nodig heeft en zich daarom in alle bochten wil wringen om een klant binnen te halen. Denk erover na: is dat de opdrachtnemer die je nodig hebt? Of wil je liever een partij die meedenkt? Geef dan de marktpartijen tijdens het aanbestedingstraject al de mogelijkheid om mee te denken over de oplossing.
Een inkoper is vaak geneigd om alles waarvan hij of zij al wel weten wat ze wil in woorden te vatten. Er ontstaat daardoor helemaal geen openheid waar de inschrijvers nog enige (misschien wel hoognodige) creativiteit kunnen tonen of gewoon domweg hun kundigheid en expertise kunnen laten zien.
Ik heb bij inkopers gezeten waarbij ik me afvroeg (en hardop heb afgevraagd) hoe zij het onderscheidend vermogen van een partij gaan beoordelen. Als je een idee hebt hoe je partij het moet doen en dat ook gaat vertellen, dan krijg je ook tien keer hetzelfde verhaal. Dat is immers het verhaal waar jij zelf als inkoper/aanbesteder de mal voor aanlevert. Wil je echt de best kwalitatieve partij selecteren, dan moet je ook ergens ruimte laten voor marktpartijen om te laten zien waarom ZIJ de beste zijn en waarom ZIJ het beste aansluiten.
Dat gezegd hebbende: het volgende probleem dat hierbij opduikt is dat je hiervoor ook voldoende inzichtelijk moet maken hoe jouw organisatie in elkaar steekt. En ja, dat betekent dat ook de negatieve kanten van een organisatie belicht moeten worden. Een inschrijver moet immers weten hoe de oplossing ingericht dient te worden, en vaak zijn inschrijvers juist bereid om te ondersteunen bij de negatieve kanten van hun opdrachtgever. Denk er eens over na: jij huurt niet voor niets een externe partij in en zij zijn niet voor niets experts in hun vakgebied!
Natuurlijk zijn er partijen die gewoon niet goed zijn. Maar ik kan een inkoper (deels) geruststellen door te zeggen dat het onvermogen van een inschrijver om mee te denken met de uitvraag meestal te maken heeft met onvoldoende kwaliteit en kennis bij de inschrijvende partij. Echter, een dichtgetimmerde uitvraag in de markt zetten lost dit probleem niet op. Wat mij opvalt is dat juist de minder goede inschrijver gebaat is bij een aanbesteding met veel eisen en regels. Als je overal maar ja en amen op zegt, valt het ook niet op dat je eigenlijk helemaal niet mee kan denken of niet zelf de oplossing kan uitdenken: dat heeft de aanbesteder immers al gedaan.
Ondanks de misschien enigszins negatieve toon van deze blog mag het duidelijk zijn dat niet alle inkopers of inschrijvers zo zijn. Aan de inkoopkant zijn er ‘nieuwe’ methodieken om wel die hoognodige expertise, en creatieve en toch realistische oplossing uit de markt te halen. Wie expertise hoor, denkt direct BVP! Dat is inderdaad een van de methodieken die ik bedoel en noem er nog maar een paar. Maar ook deze nieuwe methodieken kennen hun valkuilen, wat mij er af en toe aan doet twijfelen of ze wel DE oplossing zijn voor het wantrouwen tussen inschrijver en aanbesteder. Nieuwsgierig? Neem contact met ons op voor meer informatie.
In een eerdere blog hebben we geschreven dat aanbesteden topsport is. Hieruit blijkt dat ook de beste topsporter niet alles wint. Oftewel, verliezen is onderdeel van het spelletje. Jammer maar waar, maar soms verlies je een aanbesteding.
Heb je nog nooit gewonnen of wil je vaker winnen? De manier waarop jij je opstelt bij verlies zegt iets over je succes een volgende keer. Bijna iedereen zal de neiging herkennen om het verlies van een aanbesteding bij een externe factor te leggen. Van ‘de concurrentie heeft een vuil spelletje gespeeld’ tot ‘Truusje heeft haar deel niet goed gedaan’. Deze redenen kunnen gegrond zijn, maar een rigide opstelling zal het leerproces in de weg staan. Er zijn namelijk altijd OOK factoren aan te wijzen waar het intern beter had gekund.
Met deze tips leggen we uit hoe je de houding tijdens je verlies in kan zetten om van winnen een gewoonte te maken.
Het inkoppertje bij uitstek, maar wel een inkoppertje dat vaak vergeten wordt. Plan voor een evaluatie ook echt tijd in, niet zomaar even bij het koffiezetapparaat. Willen jullie écht verbeteren dan moet de interne evaluatie serieus genomen worden.
In de tweede alinea staat: "Er zijn namelijk altijd OOK factoren aan te wijzen waar het intern beter had gekund" had ongetekende bijna opgeschreven "waar het intern mis is gegaan". Zie je het verschil? Natuurlijk gaat er wel eens wat mis, maar met een vingertje wijzen zal weinig helpen om de boel te verbeteren. Vraag je daarom af wat 'we anders of beter hadden kunnen doen'. Gewonnen? Ook dan, en misschien juist zelfs dan, kan deze vraag gewoon gesteld worden. Tenslotte geldt in het algemeen: er hoeven geen koppen te rollen bij een verloren aanbesteding, de koppen zijn nog hard genoeg nodig om de volgende aanbesteding te winnen!
Bij een aanbesteding bestaat altijd de mogelijkheid om te verzoeken om meer uitleg of om een persoonlijk gesprek aan te vragen. Ons advies: altijd doen! We merken dat inschrijvers deze stap soms weglaten omdat ze denken hiermee een opdrachtgever extra te belasten. Echter, een aanbestedende partij of inkoper stelt constructief gedrag vaak erg op prijs. Ook zij begrijpen dat er veel tijd besteed is aan het realiseren van een inschrijving en zijn meestal verrassend toegankelijk en behulpzaam.
Verbeteringen doorvoeren gebeurt veel efficiënter als mensen de verbeterpunten nog weten. Schrijf ze daarom op. Het liefst in positief en constructief taalgebruik waar de latere gebruiker (ook als je dat zelf bent) echt wat mee kan. Maar, vergeet ook niet de zaken die juist wél goed gingen te benoemen. Die lijken misschien vanzelfsprekend, maar door ze te benoemen word je je beter bewust van wat er goed ging, en waar als inschrijver je sterke punten liggen. Meteen ook nog eens goed voor het zelfvertrouwen.
Als laatste toch nog een stukje schaamteloze zelfpromotie. Het laten evalueren van een Plan van Aanpak of offerte door een derde, zoals Tenderbirds, kan zeer verhelderend werken. Een blik van buitenaf ziet vaak de dingen waar de mensen binnen een organisatie zelf blind voor zijn (zo werkt de menselijke geest nu eenmaal...). Wat wij vaak zien zijn plannen waarin veel onderdelen in een proces niet benoemd worden, want 'dat is zo logisch’. Misschien is dat voor jullie logisch, maar niet voor iemand die het proces niet van binnenuit kent. Hierdoor is een plan voor een buitenstaander en beoordelaar niet helemaal, en in het uiterste geval helemaal niet, duidelijk. Of, wat we veel zien: de echte onderscheidende waarde wordt door de inschrijver zelf helemaal niet herkend. Een blik en analyse van de buitenstaander kan veel inzicht geven in alles wat er beter kan, maar ook juist in alles wat er al wel heel goed gaat. En zoals al eerder vermeld: vaak gaat er veel meer goed dan je zelf denkt! En juist dáár kan je bij een volgende inschrijving mee scoren.
Aanbesteding verloren, vaker winnen of zit je midden in een traject? Wij staan klaar om de stukken positief kritisch te reviewen of om te begeleiden bij de inschrijving. Neem voor meer informatie contact met ons op!
Zoals gebruikelijk zat ik laatst bij een klant. Deze klant vertelde me over het bedrijf, over de mensen, over dat collega Jaap vandaag zijn zoon mee had naar het kantoor omdat zijn vrouw ziek was. Dat kon allemaal. Plotseling sloeg de klant om ‘moeten we het niet over de inhoud hebben!?’. Deze draai snap ik en is ook zeker gegrond. Alhoewel het opbouwen van een relatie bijzonder nuttig is, kost het natuurlijk ook tijd en geld.
Het is echter lastig in woorden uit te drukken waarom ook dit soort gesprekken iets zeggen over het bedrijf en zeker van belang kunnen (lees: niet noodzakelijk, maar het ‘kan’) zijn voor een plan. Schrijven is ook emotie. Processen kunnen op veel verschillende manieren op papier komen, maar toch is het plan van iemand, die vanuit een positieve emotie schrijft over het bedrijf, vaak beter dan van iemand die schrijft ‘omdat het moet’. Geïnspireerd en ongeïnspireerd.
Wat is een geïnspireerd plan?
Ik ben geen inkoper, alhoewel ik vaak de denkbeeldige pet opzet van een inkoper om een plan te beoordelen. Bij Tenderbirds schrijven en beoordelen (reviewen) we veel verschillende plannen, sommigen met gevoel en anderen met minder gevoel (maar let wel, nooit helemaal zonder gevoel!). Wat mij opvalt is dat de plannen met passie altijd beter in elkaar zitten en duidelijker zijn dan de ongeïnspireerde plannen.
Wat moet ik doen voor een geïnspireerd plan?
Dit heeft meestal te maken met het focussen van de inhoud. Wat ik bijvoorbeeld veel zie bij plannen is dat de vraag van de opdrachtgever vergeten wordt. De focus in de tekst ligt geheel op het proces: zo doen we het en zo hebben we het altijd al gedaan. Maar er staat toch echt iets anders in de beschrijvende documenten of, wat ik soms nog erger vind, er staat precies hetzelfde in de beschrijvende documenten. Leuk verhaal. Maar dat staat er al.
Als inschrijver moet je continu denken: waar liggen de wensen en pijnpunten voor een opdrachtgever. Een goed plan zet de vraag van de opdrachtgever om in de geboden oplossing. Lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het blijkbaar niet. Passie in een plan komt vaak naar voren in het enthousiasme over een bepaalde oplossing of over het vertrouwen in het bedrijf en de processen. De gedachte: ‘wij kunnen hier echt iets betekenen!’ voegt veel toe aan de inschrijving en daardoor komt er een oplossing die specifiek aansluit op de uitvraag.
Een zachte ondergrond voor de harde processen
Om het cirkeltje rond te maken: het is dus wel zeker van belang dat Jaap zijn kind mee naar het kantoor mag nemen. De medewerkers van een dergelijk bedrijf vertonen vaak meer betrokkenheid, en daarmee is er meer ruimte voor creativiteit en inzet om projecten tot een succes te maken. Deze betrokkenheid is voelbaar voor buitenstaanders, zoals ondergetekende (die uiteindelijk invloed uitoefent op uw plan) of de aanbestedende partij - en daarmee de beoordeling.
Of het nou gaat om een visum of een verzekering, alles regelen we tegenwoordig digitaal. Ambtenaren zien, net als wij de doorsnee burger, wat er tegenwoordig allemaal mogelijk is. Deze mogelijkheden helpen ons groot te denken, de wereld van enen en nullen lijkt zonder de limieten van onze fysieke wereld immers grenzeloos.
De overheid wil niet achterblijven en gebruikt daarom haar grote denken om met ambitieuze ICT-projecten op de proppen te komen. Zo werd bijvoorbeeld in 2004 bedacht dat er een landelijk persoonsregister moest komen voor iedere bewoner in Nederland. In onze veelal gedigitaliseerde wereld een makkelijk te klaren klus, toch? Niet volgens de ervaren ICT-er, wel in de ogen van de ambtenaren die de betrokken enen en nullen bij een dergelijk project nog nooit hebben gezien. Dit valt terug te zien aan de initiële begroting die is uitgestippeld om het project te realiseren. Een dikke 26 miljoen moest het hele project gaan kosten. Echter, gezien de overheid de codetaal van ICT-projecten zelf niet verstaat, moest de realisatie worden uitbesteed aan hen die deze taal wel vloeiend spraken.
We leven nu 14 jaar na het oorspronkelijke kabinetsvoorstel en de begroting is meer dan 4 keer over de kop gegaan. De optimist zal wellicht verwachten dat een uitgebreider systeem is gerealiseerd dan oorspronkelijk is uitgedacht. Zij die de ICT-branche beter kennen zullen het werkelijke resultaat echter beter weten in te schatten. 100 miljoen euro verder staat er namelijk een van ouderdom afbrokkelend persoonsregister dat lang niet zo goed werkt als ooit is bedoeld. Hoe heeft dit kunnen gebeuren in een stevig uitgedokterd en wettelijk vastgelegd systeem van vraag en aanbod, van aanbesteder en inschrijver?
Het antwoord valt wellicht in eerdere alinea’s al te doorzien. De overheid heeft veel wensen, maar niet de kennis in huis om de realisatie van die wensen eerlijk in te schatten. Dit is niet zo gek. Voordat de glanzende ramen van een wolkenkrabber het stadsbeeld vullen zien we de metalen constructie waaruit deze is opgebouwd. We zien een dergelijk gebouw vorm krijgen door gebruik van lucht trotserende hijskranen en doof makende fysieke arbeid. Dit geldt niet voor de digitale bouwwerken die de overheid wil verwezenlijken. De enen en nullen die het fundament vormen van een werkende IT-oplossing, zoals het cement bij een wolkenkrabber, zijn nooit voor de eindgebruiker te zien. Niet in de opbouwende fase, maar ook niet in het eindresultaat. De mate van complexiteit wordt door de overheid dus onderschat, met een te veeleisende uitvraag als gevolg.
Een te ambitieuze uitvraag leidt op haar beurt ook tot een te ambitieuze inschrijving. Immers, de inschrijvende ICT-er moet ook haar brood verdienen en dit doe je enkel door te winnen. So far, so good. Na het winnen is het echter wel tijd om de gedane beloftes waar te maken, wat met een dergelijke uitvraag praktisch onmogelijk bleek te zijn. Een constante verandering van wensen en projectvisie hielp ook niet mee, waarbij een nieuw ingehuurde partij telkens moest voortborduren op de neergezette fundamenten van een eerder betrokken partij. Hierdoor is het project herhaaldelijk gestrand, tot driemaal toe wel te verstaan, met een nagenoeg onbruikbaar persoonsregister als gevolg. Na 14 jaar hebben we helaas geen goed werkend landelijk persoonsregister, maar leren we wel een belangrijke les. Namelijk, wanneer zowel de wensen als de beloftes te groot zijn, dan eindigen we met een veel te duur en teleurstellend product als resultaat.
Offertes schrijven is een vak op zich. Het krachtig overbrengen van waarom uw diensten of producten met kop en schouder uitsteken boven de rest, is vaak niet zomaar gedaan. Toch is er een aantal zaken waar u zelf op kunt letten bij het uitbrengen van een winnende offerte. In deze blog geven wij u twaalf no-go’s bij het opstellen van een offerte.
Langer betekent niet altijd beter en zeker niet als het neerkomt op het schrijven van offertes. Een offerte dient to the point te zijn, de aandacht van een lezer te grijpen en hem of haar zonder meer te overtuigen. Als we heel eerlijk zijn, weten we ook dat de meeste offertes slechts worden gescand en dat er vrij snel naar het eindvoorstel wordt gebladerd.
U moet heel duidelijk antwoord kunnen geven op de vraag waarom de klant u heeft gevraagd een offerte te schrijven. Kunt u dit niet? Dan kunt u beter opnieuw beginnen met schrijven. De klant heeft niet voor niks hulp gevraagd en de probleemanalyse moet staan als een huis.
Komt het woord ‘jargon’ niet voor in uw woordenboek, dan voelt u gelijk het probleem dat de klant ervaart als hij of zij een offerte leest met teveel vaktermen. De klant weet dat u de expert bent, daarom heeft hij of zij immers hulp ingeschakeld. Zorg er dus voor dat de offerte goed te begrijpen is.
Laat de offerte niet om u, maar om de lezer draaien. Zijn of haar problemen en de oplossingen die u kunt bieden zijn belangrijk. Zorg er dus voor dat u helder op een rijtje hebt welke voordelen u de klant kunt bieden en laat dit naar voren komen in de offerte.
Een offerte schrijven is geen kwestie van opsommen van begin tot eind. Het heeft meer nodig dan dat. Zorg voor structuur, breng op zijn minst een begin, midden en einde aan en laat deze vloeiend in elkaar overgaan. Begin sterk en eindig duidelijk.
Het is pijnlijk wanneer een offerte vol staat met spelfouten of grammaticale fouten. Vermijd dit dan ook te allen tijde en laat de offerte controleren door anderen.
Een offerte is pas echt af als het er goed uitziet. Een blanco papiertje met tekst in het lettertype Times New Roman zorgt voor een aanzienlijk minder professionele uitstraling dan een zorgvuldig in huisstijl opgemaakte variant. Onderschat opmaak niet, het kan cruciaal zijn bij het succes van uw offerte.
Offertes schrijven zonder hierbij referenties te gebruiken is eigenlijk niks meer dan woorden op papier zetten. Zorg er dus voor dat u, als het enigszins kan, referenties van eerdere klanten in uw offerte zet in de vorm van bijvoorbeeld citaten of voorbeelden. Zo laat u zien dat u weet waar u mee bezig bent en dat u niet bang bent om de klant dit te laten checken.
Offertes zijn persoonlijk en het is dan ook ongebruikelijk om niet te eindigen met een bedankje. Er zijn immers handelingen aan vooraf gegaan en de klant moet het gevoel hebben dat hij of zij de enige is die voor u telt.
Offertes schrijven gebeurt regelmatig zonder dat er een Call To Action (CTA) gebruikt wordt. Zorg ervoor dat u altijd een CTA in uw offerte hebt, zoals het ondertekenen van een contract, een vervolgafspraak of iets anders. Een vervolgstap is nodig wanneer u een offerte stuurt.
Offertes kosten veel tijd en vragen aandacht. Wanneer u een offerte tussen de bedrijven door moet doen betekent dit vaak een minder goed resultaat. Maar vaak heeft u niet genoeg tijd en wilt u het ijzer smeden zolang het heet is en dus liever vandaag dan morgen uw offerte versturen. Door te werken met templates die mooi zijn opgemaakt en gemakkelijk aan te passen basisteksten bevatten bespaart u veel tijd, maakt u minder fouten en een zeer verzorgde indruk.
Zou het niet mooi zijn wanneer u de klant belt over uw offerte op het moment dat hij of zij deze aan het lezen is? Dat kan wanneer u het juiste platform gebruikt. De huidige stand van de technologie maakt het mogelijk om een mailtje te ontvangen wanneer de klant de offerte is gaan lezen, zodat u op het juiste moment in de telefoon kunt klimmen en zaken kunt toelichten. Een online dashboard geeft zelfs inzicht in welke onderdelen de meeste aandacht hebben gehad.
Wilt u beginnen met het schrijven van echt goede offertes? Wilt u een gestroomlijnd en geautomatiseerd offerteproces dat zorgt voor een hogere succesratio en dus voor meer omzet?
Tenderbirds kan u hierbij helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie!
“Deze gaan we zó ontzettend vet winnen” appte collega Ingrid me nog toen we de laatste hand legden aan de inschrijving. Onze klant behoort tot de nationale top in zijn vak en de samenwerking was navenant. De kwaliteit van inhoud en proces lag op een zeer hoog niveau, en dat was aan de stukken af te zien. En toch bleek dat we de aanbesteding verloren hadden aan een outsider.
Toen de opdrachtgever uitgenodigd werd als een van de gegadigden om voor de klant te mogen presenteren was dat ook precies wat we verwacht hadden. En die presentatie ging goed, non verbaal was te zien dat de beoordelaars aangenaam verrast waren. Het ging zo goed zelfs dat een lid van de beoordelingscommissie zich liet ontvallen dat het “een verademing is om eindelijk eens van vakmensen te horen hoe het moest”. Kat in het bakkie denk je dan.
Tot afgelopen vrijdag het bericht kwam dat we de aanbesteding verloren hadden.
De winnaar was een outsider, eigenlijk vrij onbekend in de markt. Vet balen natuurlijk, maar je kunt niet alles winnen tenslotte. Je bent benieuwd naar de onderbouwing die de opdrachtgever had verstuurd en wat de onderlinge scores doen, en wat blijkt: de winnaar scoort een 7, een 8 en drie keer een 9 en wij kregen gewoon een 5, drie 6-en en één 8. Die 5 op het zwaarst wegende onderdeel nota bene. Heel bijzonder; zo’n laag cijfer zijn we niet gewend en zeker op deze opdracht waar alles gewoon leek te kloppen. We werkten met een van de allerbeste – zo niet de allerbeste- in de sector, waren op tijd begonnen, hadden ons goed verdiept in de vraagstelling en kennen de materie van de klant als geen ander. We rekenden op minimaal een 8 op ieder onderdeel en werden hier letterlijk afgeserveerd met een gemiddelde van 5,9 tegen een 8,3 van de winnaar. En we waren ook nog eens beduidend goedkoper. Dit voelt als onterecht verliezen. Maar is dat ook zo? Hadden we niet gewoon door zelfoverschatting de aanbesteding verloren? Nee dus.
De schriftelijke motivatie was bij het lullige af, er werden spijkers op heel laag water gezocht om het afserveren te onderbouwen. Toch maar eens kijken van wie we nu eigenlijk verloren hadden, wellicht zou hun website wat inzicht geven waar we voor de toekomst van konden leren…
De winnaar blijkt een bedrijf te zijn dat in het domein van de aanbesteding niet heel erg goed thuis is; althans de website toont dit niet. Onze opdrachtgever kende ze niet eens, ook een veeg teken. En ook LinkedIn vertelt weinig; het bedrijf heeft geen bedrijfspagina, maar wel een gesloten groep met 275 leden. LinkedIn Sales Navigator laat een handjevol medewerkers zien, waarvan de ogenschijnlijk hoogste in rang ook bij nog twee andere micro organisaties werkt. Bijzonder is dan wel dat in de motivatiebrief waarin we in keurige bewoordingen worden afgeserveerd letterlijk wordt gesteld dat het beleggen van een onderdeel van de aanbesteding bij één persoon door de beoordelingscommissie als “te kwetsbaar” wordt geacht. Onze opdrachtgever is vier keer zo groot als de winnaar en doet dit al 35 jaar uiterst succesvol; hoe kan de concurrent met de veel kleinere staf dan wel goed hierop scoren?
Maar goed, je wilt nog steeds geen slechte verliezer zijn, zolang we maar niet onterecht verliezen. En uitbreiding van territorium is een gezonde ambitie, en concurrentie is hartstikke gezond. En het is een aanbesteding, en je mag aannemen dat de inkoper (ingehuurd via een gerenommeerd bureau) gezorgd heeft voor een equal level playing field? Toch? Nou dan, niet zeuren. Even met de kop schudden en weer opstaan, door naar de volgende!
….. tot we ergens op de website van de winnaar ineens een pagina vinden waarop iets lezen valt over een raad van advies, met meer leden dan er medewerkers bij het bedrijf lijken te werken. Daarin worden namen genoemd van verschillende topambtenaren, waaronder …. de directeur van de aanbestedende dienst. Niet handig. Duidelijk wordt dat onze concurrent via zo'n contact een veel betere kennispositie en daarmee uitgangspositie zou kunnen hebben om deze aanbesteding te winnen. Logisch dat we deze aanbesteding verloren hebben. Alleen mag zoiets niet volgens het vereiste gelijke speelveld voor alle inschrijvers.
Maar tegen zoveel gebundelde invloed kunnen we niet op, hier wil je geen ruzie mee. Onze opdrachtgever realiseert zich dit ook en besluit tandenknarsend om niet in beroep te gaan. Heel verstandig. En heel jammer. De komende jaren bouwen aan de relatie met deze opdrachtgever is het devies. Stil in een hoekje gaan zitten en uithuilen dan maar...
Photo by Matthew Henry on Unsplash
Ik was boos toen we hoorden van de uitkomst, en word weer boos nu ik dit schrijf. Deze móchten we dus niet winnen; de concurrent had zo veel meer relevante kennis over de klant dan wij. Hadden we geweten hoe de hazen hier liepen dan hadden we er echt niet op ingeschreven. En onze positie in de pre-tender fase versterkt. Onterecht verliezen is zó ontzettend frustrerend. En nee, het is zeker niet de eerste keer dat we dit in onze praktijk meemaken. Gelukkig is het een uitzondering.
Maar wennen doet het nooit. Zit in de aard van het beestje. Gelukkig maar…
Alle partijen die zich inschrijven op een aanbesteding gaan voor de winst en hier ligt direct de problematiek: iedereen wil winnen! Het zal dus vaker voorkomen dat u verliest dan dat u wint, zelfs met een goed passend aanbod. (meer…)
Succesvol inschrijven op aanbestedingen blijft lastig. Het is een complex en vaak diffuus spel. Neem bijvoorbeeld de fraude-casus van de NS, die onlangs forse boetes heeft gekregen voor machtsmisbruik tijdens een aanbesteding voor vervoersdiensten in Limburg. De dochteronderneming van de NS, Abellio, schreef in met een manipulatief lage prijs en verkreeg op onrechtmatige wijze informatie over de aanbesteding en over de concurrentie. Bestaat er wel zoiets als een level playing field bij aanbestedingen?
De belangen voor partijen zijn enorm. Zeker voor de NS die, als vervoerders-mastodont, graag de (semi-)monopoliepositie behoudt. De aanbesteding betrof een pilot, waarbij meerdere vervoerders over één spoor zouden rijden. Bij gunning aan een concurrent en een succesvolle pilot, worden meer trajecten aanbesteed.
Extra informatie maakt bij de inschrijving het verschil tussen winnen en verliezen. Een succesvolle offerte schrijf je alleen als je weet wat de vraag van de opdrachtgever is. En die vraag is niet altijd even duidelijk. Sterker nog, vaak roept een uitvraag alleen maar meer vragen op. Het winnen of verliezen van een opdracht hangt dan aan het zijden draadje van, de eigen maar wel de juiste, interpretatie van de tekst. Dat is niet eenvoudig: vraag tien mensen en u krijgt tien interpretaties.
Dus extra informatie is meer dan welkom, zelfs als het misschien niet helemaal legaal is. Hiermee niet gezegd hebbende dat alle bedrijven in achterkamertjes informatie met elkaar lopen uit te wisselen. Maar zeker als de kans om gepakt te worden nihil is, willen bedrijven weleens hun oren goed open zetten. Voor grote bedrijven is dat makkelijker dan voor kleine bedrijven. Ze hebben toegang tot een groter netwerk en kunnen gemakkelijk maskeren als ze op oneigenlijke manier in hun informatie voorzien.
Misschien kunnen we zelfs beweren dat het vrij uitzonderlijk is dat de NS berecht is voor hun wijze van informatievergaring. Veel zaken zullen niet uitkomen en wellicht is deze zaak alleen aan het licht gekomen omdat de staat de enige aandeelhouder is van de NS en de vervoerder daarom een voorbeeldfunctie heeft. Oftewel, de NS is extra streng aangepakt, juist omdat zij zich netjes aan de regels hadden moeten houden.
Maar ook als er geen machtsmisbruik plaatsvindt bij het inschrijven op aanbestedingen, is er nog steeds sprake van een machtspositie van grotere bedrijven. Ze hebben vaker toegang tot informatie waar kleine bedrijven geen of nauwelijks toegang tot hebben. In de NS-casus gaat het niet om hele kleine bedrijven, maar wel om bedrijven met een underdog-positie. Concurrenten Arriva en Veolia hadden bijvoorbeeld beperkt toegang tot informatie over de voorzieningen die relevant waren voor de aanbesteding, zoals servicebalies.
Als grote bedrijven een machtspositie hebben ten opzichte van kleine bedrijven, dan is er dus geen sprake van een level playing field bij een aanbesteding - in zoverre daar überhaupt ooit sprake van zou kunnen zijn. De eerste stap in de goede richting ligt ons inziens bij de kant van de inkoper. De inkopers zouden de aanbestedingen transparanter in de markt kunnen zetten en meer welwillendheid tegenover de inschrijvers kunnen tonen.
Verder lezen over fraude bij de NS en de verantwoordelijkheid van de inkoper? Lees dan het opinieartikel opgetekend door onze tendermanager Ingrid de Boer.
De vakantie is alweer een herinnering. We pakken de zaken weer op en in wat voor tempo! Wat is er dan leuker om alles weer extra gedisciplineerd te ordenen, alle mail bij te werken, contacten te bevestigen en documenten te ordenen. U kunt dit lezen met enige sarcastische ondertoon, maar een beetje een ‘blauwe’ gestructureerde houding na alle chaotische vrijheid van de komkommertijd is niet een onverstandig idee. Natuurlijk willen we eigenlijk de documenten direct op orde hebben, dan hebben we na de vakantie alle tijd om hard aan de slag te gaan en de achterstand in te halen. Begin daarom uw inschrijving op een aanbesteding altijd met het vaststellen van een vorm van documenten- en versiebeheer. Hoe doen wij dat bij Tenderbirds?
Het liefst een plek waar alle teamleden toegang tot hebben, zoals een Google Drive of Dropbox. Let er wel op dat de toegang goed beveiligd is; u wilt niet dat iedereen bij alles moet kunnen, ook niet binnen uw eigen organisatie.
Wij maken vaak gebruik van Google Drive, gekoppeld aan Teamwork.com; een projectmanagementomgeving waarin we een aanbesteding tracken en de planning bewaken. Deze data staat voor ons in een Europees datacenter, en zo kunnen we goed bijhouden wie welke taak heeft en hoe ver hij/zij gevorderd is. Zo’n omgeving maakt ook dat wij hierin samen met onze klanten kunnen werken; de “one team” gedachte is essentieel om een offerte te kunnen winnen!
Werk met duidelijke versies en geef ze netjes een nummer. U kunt bijvoorbeeld de documenten
nummeren als er een nieuwe versie beschikbaar is. Bij Sellian werken we altijd toe naar de definitieve versie, oftewel versie 1.0. De eerste versie bestaat uit de ruwe bij elkaar verzamelende informatie en noemen we versie 0.5. Maak zodra er aanzienlijke wijzigingen zijn een nieuwe versie aan, optellend tot definitieve versie 1. Zo voorkomt u dat oude, maar misschien nog bruikbare, informatie verloren gaat. Wij werken met de versies 0.5, 0.7, 0.9, 0.95 en 0.99.
Niets is funester dan vertraging en versies die op het laatste moment nog overhoop worden gehaald, omdat iemand die heel belangrijk is (of vindt dat hij/zij dat is) nog even een plasje over het verhaal wil doen. Dergelijk versiebeheer is dodelijk voor de teamspirit en maakt dat je veel tijd verliest omdat zaken opnieuw gedaan moeten worden. In de praktijk levert zo’n interventie zelden een verbetering op.
Uitgaande van een deadline D hanteren we bij een reguliere aanbesteding (6 weken doorlooptijd) de volgende mijlpalen:
0.99 D – 1 dag
0.95 D – 3 dagen
0.9 D – 7 dagen
0.7 D – 2 weken
0.5 D – 4 weken
Iedere versie heeft een eigen submap. We beginnen met één map genaamd 0.5. Na verstrijken van een mijlpaal kopiëren we de map en noemen deze 0.7. Gelijktijdig wordt map 0.5 op niet meer te wijzigen gezet (freeze). En zo verder uiteraard. Vaak veranderen we ook de kleur van de map in Google Drive naar rood, om te benadrukken dat de meest recente versies in een nieuwe map te vinden zijn.
Bij versiebeheer staat iedere versie voor een bepaald voortgangsniveau:
- In versie 0.5 zetten we het framework voor de aanbieding op en “dumpen” we gewoon alle tekst en plaatjes die we mogelijk relevant vinden. Na een meeting bepalen we wat we weggooien en wat we behouden en dan bevriezen we.
- In versie 0.7 vormen we de tekstblokken en zoeken we naar wat er nog mist qua inhoud en vullen we aan, nog steeds vrij ruwe tekst. Vervolgens bevriezen we die ook.
- Pas in versie 0.9 gaan we de verhaallijn strak aanbrengen en verfijnen we de teksten. Vanaf dit moment kijken we ook naar formulering, zinsbouw, stijl enz. Daarna weer de freeze.
- Versie 0.95 moet de versie zijn die gewoon lekker weg leest en die in geval van nood ingediend kan worden. Ook daarna een freeze.
- Versie 0.99 is feitelijk 0.95 en dan nog eens nageplozen met de stofkam. Bij de final bid meeting bevriezen we die versie ook en is sprake van versie 1.0.
Verder maken we een losse map voor de bewijsstukken en rekenbladen. Wanneer deze gereed zijn veranderen we de kleur van de map en bevriezen we die ook.
In de voetnoot van alle documenten verwerken we ook het versienummer. Dit omdat er nog weleens meerdere versies op laptops en dergelijke zwerven.
Door deze trucjes van versiebeheer bij aanbestedingen constant toe te passen bespaart u veel tijd en gedoe. Toch blijft een aanbesteding altijd flink doorwerken. Heeft u daarbij hulp nodig?
Vraag dan een gratis consult aan bij een van onze aanbestedingsadviseurs.
