contact@tenderbirds.nl
Wat krijg je als je elkaar nodig hebt maar niet vertrouwt? Het antwoord kun je zo complex maken als je wil, maar het mag duidelijk zijn dat het geen ideale situatie betreft. Bij Tenderbirds begeleiden we meestal de inschrijvers op een aanbesteding. Daar hoort af en toe ook de nodige frustratie over een uitvraag bij, en in veel gevallen spreekt hier een schijnbaar wantrouwen uit van de aanbestedende partij richting de inschrijvers. Om de boel wat te kunnen nuanceren doen we daarom ook wel eens een inkooptraject. Wat blijft opvallen: de inschrijvers voelen zich in het nauw gedreven en de inkoper wil het liefst alles dichttimmeren.
Deze twee attitudes versterken elkaar. In het nauw gedreven probeert men zich eruit te woelen, bijvoorbeeld door de regels enigszins te verbuigen. Want zeg nou zelf: als iemand je onrealistische regels oplegt dan schud je met je hoofd, zeg je tegen je partner of collega ‘hoe bedenken ze het ook’, om vervolgens met de praktische benadering verder te gaan. Als we deze opdracht willen hebben moeten we voldoen aan de eisen, maar vaak kan dat helemaal niet, en dan lijkt de stap naar de boel wat verbuigen op een fatsoenlijke manier niet ver. Zeker als niemand het merkt en al helemaal niet als je zeker weet dat de concurrent het ook doet, of sterker zelfs: moet doen!
Waar ligt de echte verantwoordelijkheid? Bij de verbuigers of degene die het verbuigen nodig maakt? Hier valt heel veel over te zeggen, maar volgens mij is de meest pragmatische oplossing op dit moment om de verantwoordelijkheid bij de inkoper te leggen. Ten eerste omdat het hier ‘begint’ en het probleem dan ook bij de bron aangepakt wordt. Ten tweede een argument in de vorm van een tip: wil je een goede contractpartij? Dan zal je ook met een goede uitvraag moeten komen.
Zet je een over-verjuridiseerde aanbesteding vol met regels en eisen in de markt, dan krijg je ook een partij die zich hier prettig bij voelt, of een partij die de opdracht zo verschrikkelijk hard nodig heeft en zich daarom in alle bochten wil wringen om een klant binnen te halen. Denk erover na: is dat de opdrachtnemer die je nodig hebt? Of wil je liever een partij die meedenkt? Geef dan de marktpartijen tijdens het aanbestedingstraject al de mogelijkheid om mee te denken over de oplossing.
Een inkoper is vaak geneigd om alles waarvan hij of zij al wel weten wat ze wil in woorden te vatten. Er ontstaat daardoor helemaal geen openheid waar de inschrijvers nog enige (misschien wel hoognodige) creativiteit kunnen tonen of gewoon domweg hun kundigheid en expertise kunnen laten zien.
Ik heb bij inkopers gezeten waarbij ik me afvroeg (en hardop heb afgevraagd) hoe zij het onderscheidend vermogen van een partij gaan beoordelen. Als je een idee hebt hoe je partij het moet doen en dat ook gaat vertellen, dan krijg je ook tien keer hetzelfde verhaal. Dat is immers het verhaal waar jij zelf als inkoper/aanbesteder de mal voor aanlevert. Wil je echt de best kwalitatieve partij selecteren, dan moet je ook ergens ruimte laten voor marktpartijen om te laten zien waarom ZIJ de beste zijn en waarom ZIJ het beste aansluiten.
Dat gezegd hebbende: het volgende probleem dat hierbij opduikt is dat je hiervoor ook voldoende inzichtelijk moet maken hoe jouw organisatie in elkaar steekt. En ja, dat betekent dat ook de negatieve kanten van een organisatie belicht moeten worden. Een inschrijver moet immers weten hoe de oplossing ingericht dient te worden, en vaak zijn inschrijvers juist bereid om te ondersteunen bij de negatieve kanten van hun opdrachtgever. Denk er eens over na: jij huurt niet voor niets een externe partij in en zij zijn niet voor niets experts in hun vakgebied!
Natuurlijk zijn er partijen die gewoon niet goed zijn. Maar ik kan een inkoper (deels) geruststellen door te zeggen dat het onvermogen van een inschrijver om mee te denken met de uitvraag meestal te maken heeft met onvoldoende kwaliteit en kennis bij de inschrijvende partij. Echter, een dichtgetimmerde uitvraag in de markt zetten lost dit probleem niet op. Wat mij opvalt is dat juist de minder goede inschrijver gebaat is bij een aanbesteding met veel eisen en regels. Als je overal maar ja en amen op zegt, valt het ook niet op dat je eigenlijk helemaal niet mee kan denken of niet zelf de oplossing kan uitdenken: dat heeft de aanbesteder immers al gedaan.
Ondanks de misschien enigszins negatieve toon van deze blog mag het duidelijk zijn dat niet alle inkopers of inschrijvers zo zijn. Aan de inkoopkant zijn er ‘nieuwe’ methodieken om wel die hoognodige expertise, en creatieve en toch realistische oplossing uit de markt te halen. Wie expertise hoor, denkt direct BVP! Dat is inderdaad een van de methodieken die ik bedoel en noem er nog maar een paar. Maar ook deze nieuwe methodieken kennen hun valkuilen, wat mij er af en toe aan doet twijfelen of ze wel DE oplossing zijn voor het wantrouwen tussen inschrijver en aanbesteder. Nieuwsgierig? Neem contact met ons op voor meer informatie.